Offre d'emploi

Sous la responsabilité du responsable du service, vous assurez la gestion administrative et intervenez en véritable support des services Patrimoine et Ressources Humaines. 

Votre mission sera répartie à parts égales entre le service Patrimoine et le service Ressources Humaines. 

A ce titre, après une période de formation à nos méthodes et nos outils, vous prenez en charge les missions suivantes : 

Patrimoine :  

• Assurer le suivi administratif et budgétaire des travaux, des contrats et marchés à bon de commande (factures, avoirs, …) 

• Réaliser le secrétariat et les travaux administratifs du service (gestion des agendas, comptes-rendus, réponse aux demandes d’information / courriers, …) 

• Gérer le suivi administratif des sinistres (courrier de déclaration, centralisation et transmission des pièces administratives, suivi de l’avancement) 

• Effectuer le montage administratif des dossiers de travaux (gros entretiens / grosses réparations et des dossiers spécifiques en appui à l’équipe) : 

• Participer au montage des dossiers de gros entretiens et des dossiers spécifiques sur l’aspect administratif (rédaction et envoi des bons de commande…) 

• Assurer le suivi budgétaire des opérations (engagements, facturation, suivi comptable)  

• Suivre les opérations sur l’aspect juridique (montage des dossiers de dommage-ouvrage, suivi des sous-traitants, …)  

• Mettre à jour des données patrimoniales dans l’outil BIM (outil de modélisation du patrimoine) : mise à jour des travaux réalisés et transmission à notre sous-traitant 

• Assurer le suivi des diagnostics règlementaires (mise à jour des bases de données) 

• Mise à jour des tableaux de bord de suivi d’activité 

Ressources Humaines : 

• Rédiger les contrats de travail et les avenants des collaborateurs, à partir de nos trames juridiques, sous la supervision de la DRH 

• Créer et mettre à jour le dossier administratif des collaborateurs 

• Mettre en forme les offres d’emploi et les diffuser  

• Assurer la gestion administrative de la formation : demande de devis, mise en signature et transmission des conventions de formation, réservation des salles, convocations des collaborateurs, suivi de la facturation, classement des attestations de formation…) 

• Planifier et organiser les rendez-vous du service 

• Assurer le secrétariat du service et la gestion administrative 

• Diffuser les notes de service 

• Mettre à jour des tableaux de bord de suivi d’activité